Tradicionalmente se contratan consultores para mejorar la productividad de las compañías y guiar en el cómo reducir los costos de la operación. Es más, nuestra compañía hace parte de ese grupo de expertos que ayudamos a nuestros clientes a ser más competitivos. Sin embargo, durante varias décadas estudiando y aplicando diversas técnicas de mejoramiento hemos aprendido y evidenciado que los empleados de las compañías son un activo esencial en la capitalización y puesta en marcha de estos proyectos. El intelecto y la experiencia de las personas son invaluables a la hora de trabajar en la competitividad.
Kaizen
En toda la literatura se encuentra que Kaizen es la palabra japonesa que hace referencia a la mejora continua. Ahora bien, sabemos que los procesos son naturalmente inestables y tienen variación. Esta variación es la principal causante de los sobrecostos y es allí donde hay que implementar herramientas para eliminar las restricciones y problemas existentes.
Al usar el término “metodología”, podemos inferir que existen unos pasos, etapas y actividades específicas. Esta metodología de solución de problemas debe ser aplicada por todos los miembros de la organización para poder tener resultados satisfactorios. A continuación, describiré brevemente cómo implementar esta cultura de mejoramiento:
1. Formación
La primera fase es enseñar la metodología y herramientas para poder identificar los problemas, caracterizarlos, entenderlos y posteriormente con datos y argumentos, definir planes de acción enfocados a eliminar las causas que los generan. Esta formación se realiza a todos los niveles de la organización.
Hay que quitarnos el velo o el paradigma que las únicas personas que pueden recibir formación en metodologías de solución de problemas son los cargos medios y superiores… es más, ya está demostrado que las personas que están al frente de la operación son las que conocen normalmente más a fondo los problemas, pues están interactuando con los procesos día tras día.
2. Equipos
Dice el conocido refrán que dos cabezas piensan mas que una. Esto también aplica en estas metodologías donde equipos de personas se organizan para aplicar las herramientas aprendidas.
3. Aplicación de la metodología
Es hora de aplicar lo aprendido: los equipos de trabajo destinan un tiempo de forma periódica para aplicar la metodología de solución de problemas. Es muy importante que los expertos acompañen este proceso pues hasta no tener la madurez en el uso de las herramientas, salen muchas dudas que deben ser atendidas.
Es en esta fase que ocurre la magia de ver personas (empleados de la compañía) de diferentes niveles organizacionales, trabajando juntas en pro de un bien común, generando no solamente mejoras técnicas y ahorros sino también una regeneración del clima laboral, así como un crecimiento en las competencias de cada persona. Inclusive, hemos visto casos donde este empoderamiento saca a flote competencias de liderazgo que se mantenían ocultas en la monotonía del día a día.
4. Reconocimiento
¡Todas las mejoras son bienvenidas y eso no hay que olvidarlo! Pero también es cierto que como personas nos sentimos a gusto cuando se valora nuestro esfuerzo. El diseñar un sistema de reconocimiento es clave para jalonar el proceso y mantenerlo atractivo. El “gana-gana” es un concepto fundamental donde no solo la compañía gana con los ahorros y productividades generadas sino que a los empleados se les hace partícipes de esta ganancia. No hay una regla única para estos procesos de reconocimiento, los cuales pueden ser monetarios, en especie, reconocimiento social, etc.
5. El sistema se paga solo
Como cualquier sistema, hay costos asociados: tiempo para formación, para analizar los problemas, para aplicar las soluciones, los reconocimientos, etc. Basándonos en nuestra experiencia este tipo de sistemas de sistemas tiene un retorno de la inversión enorme: ¡por cada dólar o peso invertido es posible recuperar 5, 10, 15, 20 o más veces este dinero en muy corto plazo!
En QTS Consulting somos expertos en la implementación de estas herramientas y nos gustaría poder ayudar y guiar a nuestros clientes a generar ahorros, mejorando el ambiente laboral de sus empleados. Contáctame si estas interesado en este tema o ingresa en nuestra página web www.qts.com.co
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